artikel kearsipan

ARTIKEL

PERMASALAHAN YANG TERJADI DI PUSAT KEARSIPAN DAN DOKUMENTASI  DAN CARA MENGATASI NYA

Diajukan untuk memenuhi tugas UTS mata kuliah Kearsipandan Dokumentasi

Kelas A

Dosen Pengampu :

Drs. Marjono, M.Hum

Oleh  :

Meinda Ratih Siwi H.             130210302055

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN SEJARAH

JURUSANPENDIDIKAKANILMU PENGETAHUAN SOSIAL

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

                               UNIVERSITAS JEMBER

2014

Dari hasil penelitian yang saya dapat di pusat kearsipan dan dokumentasi di Jember. Sebelum menuju ke pokok permasalahan mengenai masalah-masalah yang terjadi pada arsip petugas dari kearsipan dan dokumentasi menjelaskan dari pengertian arsip dan seberapa pentingnya arsip, dan mengapa sebuah dokumen harus di arsipkan. Sebelumnya kita harus mengenali terlebih dahulu, apa sih arsip itu? arsip merupakan salah satu sumber informasi yang penting dan  informasi terekam (recorded information) yang merupakan bukti otentik aktivitas pelaksanaan fungsi organisasi arsip merupakan catatan aktivitas kehidupan yang terekam secara langsung dan melekat pada wujud aslinya. Oleh karena itu arsip memiliki karakteristik antara lain unik, otentik, syah, kredibel dan lengkap atau integrity.. Apa saja fungsi dari arsip? Arsip sendiri berfungsi sebagai basis data untuk suatu pekerjaan, karena semua data yang akan digunakan dan hasil pengolahannya disimpan rapi dan sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisai yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus ada menajeman atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan sampai dengan penyusutan. Dari pengertian dan fungsi tersebut maka dapat dikatakan bahwa sebuah arsip itu sangat penting  sebuah dokumen harus diarsipkan karena dokumen tersebut dinilai penting,

Sebelum terjadi permasalahan dari sebuah dokumen yang ada di pusat kearsipan dan dokumentasi, perlu diketahui bahwa penyimpanan arsip itu sendiri adalah suatu kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis, yang penempatannya secara aktual menerapkan suatu sistem tertentu, yang biasa disebut sistem penempatan arsip secara aktual. Tujuan dari penyimpanan arsip adalah Sebagai referensi, bila diperlukan suatu keterangan. Pengarsipan biasa dilakukan berdasarkan penting tidaknya dokumen, mengkategorikannya dalam sistem arsip yang akan membantu mengorganisasikan kantor atau bahkan rumah Anda. Perlu diingat bahwa pengarsipan itu merupakan bagian terpenting dalam suatu hal.

Ada beberapa permasalahan yang timbul pada berbagai arsip dan dokumen. Permasalahan-permasalahan ini terjadi di semua badan atau pusat kearsipan. Ada beberapa faktor yang menyebabkan rusaknya arsip, pada dasarnya ada tiga faktor penyebab rusaknya arsip yang pertama faktor biologis, faktor fisika, dan faktor kimiawi.

a)      Faktor biologis

Kerusakan yang disebabkan oleh faktor biologis antara lain jamur dan serangga. Jamur tumbuh terutama disebabkan oleh faktor lingkungan, seperti kelembaban, temperatur dan cahaya. Faktor kelembaban dan temperaturlah sebetulnya yang paling berpengaruh. Faktor lain yang memungkinkan untuk tumbuhnya jamur adalah ruang penyimpanan yang terlalu gelap dan kelembaban. Serangga sering diketemukan di berbagai tempat di dalam gedung yang gelap. Mereka biasanya membuat sarang di antara lembar-lembar arsip, rak, almari, laci dan sebagainya. Beberapa jenis serangga yang menyerang kertas antara lain rayap, ngengat (silferfish), kutu buku (bookworm), dan psocids (semacam kutu buku).

b)      Faktor fisika

Kerusakan fisik disebabkan oleh faktor cahaya, panas dan air. Kerusakan fisik disebabkan oleh faktor cahaya, panas dan air. Kondisi fisik kertas akan terpengaruh oleh derajat panas dan kadar kelembaban didalam ruang penyimpanan. Derajad panas yang tinggi akan menyebabkan kertas menjadi kering, getas dan mudah rapuh. Sedangkan uap air menyebabkan kertas-kertas menjadi lembab atau basah dan mendorong untuk tumbuhnya jamur.

c)      Faktor kimiawi

 Zat-zat kimia yang terdapat dalam udara ruang penyimpanan dan arsip sendiri menyebabkan kerusakan kertas misalnya gas asidik, pencemaran atmosfir, debu dan tinta. Gas asidik dan pencemaran udaralah yang sangat cepat merusak arsip. Faktor kerusakan kertas yang lain inilah yang disebabkan oleh asam. Adanya asam ini biasanya sejak kertas itu sendiri dibuat. Dengan kata lain bahwa kerusakan kertas disebabkan karena kertas itu sendiri.

Petugas yang ada di pusat kearsipan dan dokumentasi menjelaskanbahwa ada  berbagai masalah yang ada pada pusat  kearsip dan dokumentasi di wilayah jember ini, namun permasalahan tersebut tidak separah yang dialami di beberapa tempat yang mempunyai arsip, seperti halnya di kantor desa atau kantor kecamatan yang permasalahannya lebih banyak ketimbang di pusat arsip daerah atau pusat kearsipan dan dokumentasi yang ada di wilayah Jember, hamper selama dua tahun terakhir ini permasalahan-permasalahan yang ada di pusat kearsipan dan dokumentasi teratasi, hampir tidak ada masalah yang timbul di sini “ujar petugas pusat kearsipan dan dokumentasi”. Permasalahan-permasalahan yang ada di pusat kearsipan dan dokumentasi daerah Jember ini diantaranya adalah:

1)      Rusaknya arsip atau dokumen karena sering di sentuh atau di buka;

Cara mengatasi permasalahan tersebut dapat diatasi dengan melakukan perawatan pada sebuah dokumen tersebut, sebuah dokumen sering di sentuh atau di buka karena dokumen tersebut sangat dibutuhkan dan harus di baca berulang-ulang, hal tersebutlah yang mengakibatkan rusaknya sebuah dokumen, namun meskipun sering disentuh apabila dilakukan perawatan maka tidak akan terjadi masalah-masalah pada sebuah dokumen. Ada beberapa cara untuk melakukan perwatan pada sebuah dokumen, yaitu dengan cara merombak atau mengganti kertas yang sudah rusak karena terlalu sering disentuh ataupun dibuka, namun alangkah lebih baik lagi apabila mengganti kertas tersebut sebelum sebuah dokumen rusak, jadi setiap beberapa kurun waktu tertentu harus ada perombakan atau perbaikan agar dokumen tersebut tidak sampai terjadi kerusakan. Perawatan pada sebuah dokumen itu sangat penting sekali, mengingat bahwa sebuah dokumen itu sangat penting maka haruslah dilakukan perawatan secara rutin. Dengan perawatan tersebut maka kerusakan tersebut dapat teratasi, sehingga sebuah dokumen tetap bagus dan terjaga.

2)      Sebuah arsip atau dokumen  tidak pernah disentuh atau tidak pernah dibuka;

Cara mengatasi permasalahan pada sebuah arsip atau dokumen yang tidak pernah disentuh ataupun tidak pernah dibuka itu dapat mengakibatkan kerusakan pada sebuah dokumen. Sebuah dokumen yang sudah di arsipkan di sebuah instansi apabila dokumen tersebut tidak pernah tersentuh atau tidak pernah di buka itu dapat menyebabkan keadaan kertas rusak, kerusakan yang terjadi pada dokumen yang tidak pernah tersentuh itu seperti kertas-kertas lengket antara satu sama lain, lapuknya kertas-kertas, mungkin kerusakan tersebut juga disebabkan karena faktor ruang tempat menyimpan sebuah arsip atau dokumen, dan mengapa sebuah arsip atau dokumen tersebut harus dilakukan perawatan, perawatan permasalahan ini tidak jauh beda dengan permasalahan diatas, pihak kearsipan dan dokumentasi daerah Jember ini mengatakan bahwa untuk meminimalisir permasalahan yang terjadi pada rusaknya dokumen yang tidak pernah tersentuh maka dilakukan perawatan agar dokumen tersebut tidak rusak ataupun tidak lapuk. Kerusakan ini juga disebabkan karena faktor fisika, keadaan ruang pun juga dapat menyebabkan kerusakan pada kondisi sebuah dokumen. Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering (tidak lembab atau terlalu lembab). Ruang harus cukup retang (sinar matahari harus dapat masuk ke ruang penyimpanan). Ruang penyimpanan harus mempunyai penghawaan (ventilasi) yang memadai.

3)      Tidak dapat atau sulit menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat saat diperlukan.

Cara mengatasi permasalahan tentang tidak dapat atau sulit menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat saat diperlukan, hal tersebut diakibatkan karena terlalu banyaknya dokumen di sebuah instansi daerah dan tempatnya kurang memadai atau luas. Seharusnya agar tidak terjadi permasalahan seperti ini cara penyimpanan arsip itu harus dengan sistem yaitu sistem abjad, sistem masalah, sistem tanggal, sistem wilayah, dan sistem nomor. Dengan menggunakan sistem seperti itu maka dapat mempermudah pencarian sebuah dokumen dengan cara yang tidak lama, dan apabila tempatnya kurang memadain, haruslah dilakukan penyusutan arsip. Penyusutan arsip dilakukan secara berkala sehingga tidak terjadi penimbunan arsip dan tercampurnya arsip yang penting dengan arsip yang lama yang akan dimusnahkan.

4)      Jumlah dakumen atau arsip tiap hari selalu bertambah

Bertambahnya suatu dokumen ini juga menjadi permasalahan dalam suatu instansi, setiap harinya di pusat kearsipan dan dokumentasi di daerah Jember ini selalu ada dokumen baru yang diarsipkan. Karena setiap harinya bertambah harus diadakan penyusutan arsip yang dilakukan secara berkala sehingga tidak terjadi penimbunan arsip dan tercampurnya arsip lama dengan arsip yang baru

5)      Tempat penyimpanan dokumen terlalu kecil bila dibandingkan dengan jumlah dokumen, sehingga tempatnya  kurang.

Dikarenakan di pusat kearsipan dan dokumentasi ini setiap harinya ada dokumen baru yang harus di arsipkan, dan  terlalu banyak dokumen yang ada, mengakibatkan tidak adanya tempat untuk meyimpan dokumen tersebut, dan akhirnya dokumen-dokumen tersebut diletakkan di sembarang tempat di pusat kearsipan dan dokumentasi di jember ini. Untuk meminimalisir masalah ini maka seharusnya dilakukan penyusutan dan pemusnahan arsip agar dokumen-dokumen yang baru itu mendapatkan tempat.

Dari masalah-masalah yang ada di pusat arsip dan dokumentasi yang ada di daerah Jember saya ingin mengetahui lebih luas lagi mengenai permasalahan yang ada di kantor desa karena petugas dari instansi tersebut mengatakan kalau permasalahan yang banyak terjadi itu ada di kantor kecamatan ataupun kantor desa, maka dari ini saya mempunyai inisiatif untuk melakukan penelitian disebuah kantor desa yang berada di Banyuwangi tepatnya di kantor desa Tampo, kecamatan Cluring, kabupaten Banyuwangi.

Pada umumnya permasalahan yang ada di pusat dan di desa itu tidak jauh berbeda, namun disini hanya ingin melengkapi saja karena permasalahan yang ada di kator pusat itu pasti terjadi di kator desa atau kantor kecamatan. Menurut pegawai kantor desa ini banyak sekali permasalahan-permasalahan yang ditemui di kantor desa ini tidak lain permasalahannya juga seperti di kantor pusat arsip dan dokumentasi di daerah Jember, disini saya hanya ingin melengkapai saja dari permasalahan yang ada di kantor pusat dokumentasi dan kearsipan, diataranya yaitu:

1)      Hilangnya sebuah dokumen

Hilangnya sebuah dokumen di suatu kantor desa itu sudah sering terjadi, karena dengan alasan kurangnya fasilitas, tidak adanya tempat menyimpan dokumen, dan di kantor desa tersebut tiap harinya ada dokumen yang harus dirsipkan, karena banyaknya suatu dokumen maka dokumen-dokumen tersebut tidak tertata rapi atau sembarangan, hal itulah yang mengakibatkan hilangnya sebuah dokumen. Cara mengatasi masalah ini seharusnya digunakan sistem abjad, sistem tanggal, dll. Dengan cara ini juga bisa meminimalisir hilangnya dokumen.

2)      Rusak karena adanya serangga

Suatu dokumen itu rusak karena disebabkan oleh bebrapa hewan serangga, diantaranya : rayap dan kutu buku. Serangga-serangga ini lah yang menyebabkan rusaknya suatu dokumen. Dari penelitian yang saya dapat ada tiga jenis rayap yang merurak dokumen atau arsip yaitu:

a)      Rayap pekerja ( rayap ini mempunyai bagian terbesar dengan tugas mengumpulkan makanan berupa selulosa yang terdapat di material kayu, tanah, kertas / buku, maupun beton.

b)      Rayap prajurit ( bertugas mengahadapi musuh diskitarnya seperti semut )

c)      Rayap yang pada saat tertentu dapat menjadi anai - anai atau laron yang sering kita jumpai pada musim hujan.

Nah, serangga seperti ini haruslah di basmi agar tidak menyebabkan kerusakan pada suatu dokumen, yaitu dengan cara dilakukannya fumigasi arsip yang merupakan salah satu perawatan / restorasi arsip yang bertujuan untuk melindungi arsip dari kerusakan yang disebabkan oleh rayap dengan cara memberikan zat fumigan dan bahan kimia lainnya.

3)      Tempat yang kurang memadai

Karena tempat yang kurang memadai ini juga mengakibatkan kerusakan, tempat yang kurang memadai atau tidak adanya tempat otomatis file tersebut tidak diletakkan di tempat yang layak, tentu saja diletakkan dengan cara di tumpuk ditempat- tempat tertentu. Penyelesaiannya adalah harus dengan cara file yang penting itu harusnya di setorkan atau di pindahkan ke pusat badan kearsipan dan dokumentasi.

Dari petugaskantor desa juga menyebutkan cara Perawatan arsip yang benar dan cara pencegahan kerusakan dengan cara:

a)      Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering (tidak lembab). Ruangannya harus cukup retang dari sinar matahari harus dapat masuk ke ruang penyimpanan. Ruang penyimpanan harus mempunyai penghawaan atau udara cendela (ventilasi) yang memadai. Ruang penyimpanan harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan kertas, dan percikan air.

b)      Tindakan preventif (pencegahan) yaitu melarang petugas atau siapapun membawa makanan ke ruang tempat kearsipan. Larangan merokok diruang arsip bagi petugas kearsipan atau orang lain. Dipasang tabung pemadam kebakaran.

c)      Penggunaan racun serangga agar tidak ada serangga perusak. Diharapkan setiap enam bulan ruang tempat penyimpanan disemprot DDT atau yang sejenis. Kapur barus juga dapat digunakan untuk mencegah serangan serangga dan kutu buku, yang dapat diletakkan disela-sela arsip.

d)      Memperhatikan kondisi arsip. Menjaga kondisi arsip tetap baik dengan cara membersihan arsip dengan kemucing maupun dengan peralatan lainnya.

Itulah kerusakan yang terjadi pada suatu dokumen dan cara pencegahannya.